Policy om hur personuppgifter ska behandlas inom Stiftelsen Telefondirektören H T Cedergrens Uppfostringsfond och Stiftelsen Harald och Fanny Zetterbergs Uppfostringsfond (Stiftelserna)

Inom Stiftelsen Telefondirektören H T Cedergrens uppfostringsfond och Stiftelsen Harald och Fanny Zetterbergs Uppfostringsfond (Stiftelserna) behandlas personuppgifter från stipendiesökande inom ett elektroniskt ansökningsförfarande. Dessutom behandlas uppgifter om de som tilldelats stipendier genom att publicera deras namn på Stiftelsernas hemsida samt inom ramen för en s.k. Alumnifunktion på Stiftelsernas hemsida som syftar till att stipendiater ska kunna nå varandra och forma nätverk.

Vilka personuppgifter som insamlas och hur de behandlas

Vid ansökan om stipendium från Stiftelsen via www.uppfostringsfonderna.se ska personuppgifter behandlas endast i den utsträckning som tillåts enligt denna integritetspolicy. Detta betyder att Stiftelserna samlar in personuppgifter som behövs för att kunna behandla ansökningar, till exempel namn, jobbtitel, e-postadress, telefonnummer, tid och plats för utbildningar samt utbildningsanstaltens namn.

 Känsliga personuppgifter ska inte insamlas. Känsliga uppgifter omfattar information om: etniskt ursprung; politiska åsikter; religiösa eller andra liknande övertygelser; fysisk eller psykisk hälsa; sexuell läggning eller brottsregister.

Ändamålet för vilket personuppgifter får insamlas och hanteras.

Insamlade personuppgifter rörande sökande avseende Stiftelsernas stipendier får endast användas för hantering och administration rörande tilldelning och utbetalning av stipendier samt, efter särskilt uttryckligt godkännande, på Stiftelsernas hemsida inom ramen för ”alumnifunktionen”.

Internt ansvarig för dataskyddsfrågor

Stiftelsernas styrelse utser en därtill lämplig person att vara personuppgiftshandläggare med ansvar för personuppgiftsfrågor inom Stiftelsen. Personuppgiftshandläggaren ansvarar för den dagliga interna tillsynen av efterlevnaden av tillämpliga lagar, regler och denna policy samt för att det kontinuerligt förs en förteckning över den behandling av personuppgifter som Stiftelsen ansvarar för.

Personuppgiftshandläggaren ansvar för hanteringen av säkerhetsincidenter i förekommande fall och för att dessa omgående rapporteras till Integritetsskyddsmyndigheten eller annan myndighet som ansvarar för tillsyn rörande personuppgifter.

Personuppgiftshandläggaren ansvarar för att den vars personuppgifter registrerats av Stiftelsen får insyn i de registrerade uppgifterna efter begäran samt att om den registrerade begär det, de registrerade personuppgifterna ändras, korrigeras eller raderas.

Gallring av personuppgifter

Insamlade personuppgifter avseende sökande ska endast sparas till dess tilldelningsbeslut fattats varefter de omgående och automatiskt ska raderas om den sökande ej tilldelas stipendium. För den som tilldelas stipendium (”Stipendiat”) ska personuppgifterna endast sparas i den omfattning som krävs för uppfyllande av Stiftelsen utbetalning och hantering av stipendier, för hantering av alumnifunktionen samt i den omfattning som följer av lag och förordning, t.ex. avseende bokföring och skatter. På begäran av en Stipendiat ska personuppgifterna raderas i den omfattning Stiftelsen inte är skyldig att behålla dem enligt lag och förordning, t.ex. avseende bokföring och skatter och i sådant fall endast för uppfyllande av sina åligganden enligt sådan lag eller förordning.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Stiftelsen anlitar extern leverantör (DigiPlant) som personuppgiftsbiträde med uppgift att hantera personuppgifterna som samlas in och hanteras. Med denna leverantör ska Stiftelsen träffa särskilt personuppgiftsbiträdesavtal vari det tydligt ska framgå vem som ansvarar för vad och vilka konsekvenserna blir vid brott mot personuppgiftsdirektivet, GDPR, liksom Stiftelsernas regressrätt mot personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsbiträdesavtalet ska härutöver innehålla de detaljerade bestämmelser som framgår av personuppgiftsdirektivet.

Den registrerades rättigheter

Den som lämnat information har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som lämnats via www.uppfostringsfonderna.se eller skickats till Stiftelserna via e-post eller brev, uppdatera eller korrigera sina uppgifter, avstå från att ta emot ytterligare information från Stiftelserna eller begära att personuppgifter tas bort från Stiftelsernas system, när som helst genom att skicka ett mail till niklas.haak@walthon.se. Stiftelserna ska behandla alla sådana önskemål i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Hur länge personuppgifter sparas

Insamlade personuppgifter ska endast sparas under perioden som krävs för att behandla respektive ansökan och ska därefter tas bort om inte stipendium tilldelats. För den som tilldelas stipendium ska personuppgifterna behållas till och med det tredje året efter det att ansökan ingavs.

Vid återkallelse av ansökan ska personuppgifterna tas bort ur Stiftelsernas register så snart det är praktiskt möjligt.

Säkerhet för personuppgifter

Stiftelserna och deras personuppgiftsbiträde har infört allmänt accepterade standarder för tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter från förlust, missbruk, ändringar eller förstörelse. Stiftelserna kräver att alla anställda och uppdragstagare förvarar personuppgifter konfidentiellt och endast behörig personal har tillgång till denna information.

Överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES
Stiftelserna ska inte föra insamlade personuppgifter till land utanför EU/EES.

Uppdateringar av denna policy

Stiftelserna äger rätt ändra eller uppdatera denna policy. Vid varje sådan revidering ska revisionsdatum anges. Ändringar och tillägg till denna policy gäller från och med det datum när den reviderade policyn publiceras.

 Senast ändrad den 14 oktober 2020.